Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19, 114/22 i 36/24),  uređuju se zaštita i obrada javnog dokumentarnog i arhivskoga gradiva, dostupnost i korištenje gradiva u arhivima, zaštita privatnog arhivskoga gradiva, javna arhivska služba te nadležnosti i djelatnost arhiva. propisuje obvezu sustavnog upravljanja dokumentarnim gradivom.

Uvjeti i način stvaranja, čuvanja, obrade, vrednovanja, pretvorbe u digitalni oblik, izlučivanja i predaje dokumentarnoga gradiva te način provjere stručne osposobljenosti za obavljanje poslova u upravljanju dokumentarnim gradivom, kao i uvjete predaje gradiva iz članka 14. ovoga Zakona utvrđeno je Pravilnikom o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/20). Odredbe ovoga Pravilnika odnose se na tijela javne vlasti i na pravne i fizičke osobe koje su obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskog gradiva u nadležnosti arhiva kao i na vlasnike ili posjednike privatnog arhivskog gradiva upisane u Upisnik vlasnika ili posjednika privatnoga arhivskoga gradiva.

Javno arhivsko gradivo je odabrano javno dokumentarno gradivo nastalo ili prikupljeno djelatnošću tijela javne vlasti ili je u vlasništvu Republike Hrvatske po bilo kojoj osnovi. Stvaratelji javnog gradiva su tijela javne vlasti, pravne ili fizičke osobe, grupe osoba koje obavljaju određenu djelatnost i čijim djelovanjem nastaje dokumentarno i arhivsko gradivo. 
Privatno arhivsko gradivo je arhivsko gradivo nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba, koje nije nastalo u obavljanju javnih ovlasti i javne službe i nije u vlasništvu Republike Hrvatske ili jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave odnosno pravnih osoba čiji su oni osnivači ili vlasnici.

Stvaratelji javnog dokumentarnog i arhivskog gradiva dužni su: 

• osigurati da javno dokumentarno gradivo koje posjeduju bude primjereno zaštićeno, sređeno i opisano te dostupno ovlaštenim osobama u uređenom dokumentacijskom sustavu,
• osigurati prostore za odlaganje i čuvanje javnog dokumentarnog gradiva,
• utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog javnog gradiva u digitalnom obliku,
• odrediti djelatnika za rad u pismohrani koji mora imati položen stručni ispit iz arhivske struke ili stručni ispit za zaštitu i obradu arhivskog gradiva,
• izraditi Pravila o upravljanju dokumentarnim i arhivskim gradivom, u kojem će urediti sva pitanja organizacije, obrade, odlaganja i čuvanja, odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva,
• odrediti rokove čuvanja za sve vrste gradiva koje nastaje njegovim radom te takav popis javnog dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja dostaviti nadležnom arhivu na odobrenje,
• redovito provoditi izlučivanje gradiva čiji je rok čuvanja istekao, a najkasnije 5 godina od posljednjeg provedenog postupka te za izlučivanje tražiti odobrenje nadležnog arhiva,
• dostaviti nadležnom arhivu popise cjelokupnog javnog dokumentarnog i javnog arhivskog gradiva do kraja godine za prethodnu godinu,
• predati javno arhivsko gradivo nadležnom arhivu u uvjetima i rokovima određenim Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima, 
• obavještavati nadležni arhiv o svim važnijim promjenama u vezi s gradivom i omogućiti mu uvid u stanje gradiva. 

Vlasnici ili posjednici privatnog arhivskog gradiva koji čuvaju arhivsko gradivo ili pojedinačne dokumente trajne vrijednosti, dužni su:

• obavijestiti nadležni arhiv o posjedovanju gradiva,
• čuvati gradivo i poduzimati mjere potrebne za njegovo sigurno čuvanje i zaštitu,
• srediti gradivo i izraditi popis,
• dopustiti ovlaštenoj osobi nadležnog arhiva da pregleda gradivo i po potrebi provede sigurnosno snimanje.

Ako vlasnik ili posjednik privatnog arhivskog gradiva nemarno ili nestručno čuva gradivo tako da postoji opasnost da ono bude oštećeno ili uništeno, nadležni arhiv može rješenjem odrediti da se arhivsko gradivo preda arhivu na čuvanje dok vlasnik ili posjednik ne dokaže da je osigurao propisane uvjete. 

Zaštita arhivskog gradiva izvan arhiva

U skladu s Pravilnikom o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/20) stvaratelj gradiva dužan je osigurati primjeren prostor i opremu za pohranu i zaštitu dokumentarnog i arhivskog gradiva u fizičkom ili analognom obliku.

Primjerenim se prostorom za pohranu i zaštitu arhivskoga gradiva smatraju prostorije koje su:

čiste, uredne, suhe, zračne i zaštićene od prodora nadzemnih i podzemnih voda
udaljene od mjesta otvorenoga plamena, od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, od izvora prašenja i onečišćenja zraka
propisno udaljene od proizvodnih i energetskih postrojenja, instalacija i vodova (plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih)
opremljene odgovarajućim električnim instalacijama, sa središnjim isključivanjem
opremljene rasvjetnim tijelima koje ne emitiraju štetna zračenja
osigurane od provale
kojima je zapriječen pristup neovlaštenim osobama, u radno vrijeme i izvan radnog vremena
u kojima temperatura u pravilu ne prelazi 16 – 20 °C, a relativna vlažnost 45 – 55 %
koje su opremljene vatrodojavnim uređajima i uređajima za suho gašenje požara.

Pohrana i zaštita gradiva u digitalnom obliku

U skladu s Pravilnikom o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/20) stvaratelj gradiva je dužan gradivom u digitalnom obliku upravljati sustavno u informacijskom sustavu koji osigurava primjerenu razinu zaštite gradiva i očuvanje autentičnosti, cjelovitosti, vjerodostojnosti podrijetla, čitljivosti i povjerljivosti gradiva te omogućuje upravljanje rizicima od gubitka gradiva ili navedenih svojstava gradiva.

Gradivo u digitalnom obliku treba biti zaštićeno od gubitka izradom sigurnosnih kopija ili drugom odgovarajućom mjerom informacijske sigurnosti, sukladno procjeni rizika. Postupci u upravljanju gradivom u digitalnom obliku trebaju biti dokumentirani.

Informacijski sustav u kojem se čuva arhivsko gradivo u digitalnom obliku treba omogućiti izvoz jedinica arhivskog gradiva i pripadajućih metapodataka.