Obveza izrade pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom i Popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja
Tijela javne vlasti i druge osobe obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskoga gradiva u nadležnosti arhiva dužni su izraditi pravila za upravljanje svojim dokumentarnim gradivom kojima se uređuju sva pitanja organizacije, upravljanja, obrade, odlaganja i čuvanja, izlučivanja i odabiranja, predaje i pobiranja dokumentarnog i arhivskog gradiva, infrastrukturi informacijskog sustava, njegovom upravljanju, vanjskim uslugama, i s njima upoznati zaposlenike koji sudjeluju u obradi gradiva.
Tijela javne vlasti dužna su za sve vrste gradiva koje nastaje ili bi moglo nastati njihovom djelatnošću odrediti rok čuvanja te takav popis dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja dostaviti nadležnom državnom arhivu na odobrenje.
Pravne i fizičke osobe obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskoga gradiva u nadležnosti arhiva, dužne su također za gradivo koje nastaje ili bi moglo nastati njihovom djelatnošću izraditi popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja koji dostavljaju nadležnom državnom arhivu na odobrenje.
Ako u radu stvaratelja gradiva nastane jedinica gradiva koja nije predviđena u Popisu dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja iz stavaka 1. i 2. ovog članka, stvaratelj gradiva je dužan dopuniti taj Popis na odgovarajući način.
Upute i predložak Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom
Obrazac popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja
Opći popis gradiva s rokovima čuvanja
Predaja popisa cjelokupnog gradiva
Predaja popisa cjelokupnog gradiva (zbirna evidencije gradiva) propisana je člankom 13. Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/20).
Sukladno navedenom Pravilniku vodi se i dostavlja u strukturiranom elektroničkom obliku koji je prikladan za ponovnu uporabu i dijeljenje podataka, te za preuzimanje podataka, prije ili za vrijeme predaje gradiva nadležnom državnom arhivu. O svakoj jedinici gradiva u informacijskom sustavu za upravljanje gradivom Popis cjelokupnog gradiva mora sadržavati najmanje one podatke koji su označeni kao obvezni podaci u specifikaciji metapodataka koju donosi i objavljuje na svojim mrežnim stranicama Hrvatski državni arhiv. Za gradivo u elektroničkom obliku Popis cjelokupnog gradiva treba sadržavati podatke koji su potrebni za provjeru cjelovitosti gradiva. Stvaratelj gradiva je dužan najmanje jednom godišnje te uvijek po zahtjevu nadležnog državnog arhiva, dostaviti popis cjelokupnog gradiva, odnosno njegove ispravke i dopune, sa stanjem na zadnji dan prethodne godine.
Popis se dostavlja izravnim upisom u eArhiv (Nacionalni arhivski informacijski sustav).
Sustav je obavezan za sve stvaratelje i posjednike obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskog gradiva u nadležnosti arhiva . Sva propisana postupanja prema nadležnim arhivima vezana uz dokumentarno i arhivsko gradivo bi se ubuduće trebala vršiti u njemu.
Za registraciju u sustav obratiti se putem e-maila: info@arhiv-gospic.hr